Change

Change
Rhenald Kasali, Ph.D
PT Gramedia Pustaka Utama - Jakarta
Agustus 2006
456 hal


• Karakteristik Change (1) tidak mudah dipegang (2) perlu change makers (3) tidak semua orang bisa diajak melihat perubahan (4) perubahan terjadi setiap saat (5) ada sisi keras dan ada sisi lembut atau structural vs cultural (6) perubahan perlu waktu, biaya dan kekuatan (7) dibutuhkan upaya khusus untuk menyentuh nilai dasar organisasi (8) perubahan banyak diwarnai mitos pengorbanan (9) perubahan menimbulkan ekspektasi sehingga merlu manajemen harapan (10 perubahan bisa menimbulkan kepanikan dan menakutkan.
• Dalam kehidupan sehari-hari kita berselancar dengan kurva S (Sigmoid Curve). Ketika organisasi sedang menanjak kita harus berani melakukan perubahan. Perubahan hendaknya jangan menunggu proses declining.
• Perubahan sering gagal mencaai harapan karena: (1) kepemimpinan tidak cukup kuat (2) salah melihat reformasi dan hanya menekankan aspek structural (3) sabotase tengah jalan (4) distorsi komunikasi antar pihak (5) masyarakat tidak mendukung (6) proses buy in tidak berjalan atau perubahan tidak menjadi gerakan bersama
• Radical Marketing Strategy Harey Davidson; (1) Rekrut misionaris atau aktivis pecinta HD sbg marketer (2) love and respect your customer (3) create a community if consumers (4) celebrate uncommon sense atau melawan arus (5) gunakan hasil riset pemasaran secara hati-hati (6) CEO harus orang yang mencintai pekerjaan dan produknya.
• Organisasi yang strukturnya lemah dan mudah terguncang; (1) salah angkat direksi dan komisaris sehingga proses-proses pengambilan keputusan tidak obyektif (2) tidak berani memberhentikan karyawan yang tidak produktif (3) budaya kerja sebagai “hanya bekerja” sehingga tidak visioner (4) terlalu banyak control sehingga takut melangkah (5) terlalu banyak perlindungan sehingga merasa tidak butuh langkah terobosan baru.
• Perubahan akan terjadi bila ada kemampuan belajar. Kemampuan belajar akan tercipta bila ada dukungan informasi yang mudah diakses dan diperkaya melalui proses interaktuf yang sehat.
• Tahapan organisasi yang belajar: (1) SDM yang diseleksi dengan ketat (2) pemimpin yang entrepreneurshipnya tinggi, dekat pasar, kompetitif dan dinamis (3) proses belajar didalam dan di luar perusahaan (4) ada linkages anatara organisasi dengan luar organisasi (5) ada wadah pengumpulan dan penyebaran informasi (6) ada pengakuan dan reward bagi keberhasilan individu atau kelompok (7) tidak ada conflct of interest pada setiap level (8)ada guru dan sumber informasi untuk bertanya (9) ada proses yang jelas yang memungkinkan SDM untuk berinovasi
• Perubahan Organisasi bsa berupa: (1) perubahan strategis (budaya, nilai dasaar, focus bisnis, cara kerja struktur) vs perubahan operasional, (2) perubahan radikal vs perubahan incremental, (3) perubahan kasat mata vs perubahan mosaic.
• Pembaruan perusahaan; (1) Transformasi manajemen dikala perusahaan sehat atau ada signal kurang menggembirakan atau anticipatory change (2) Turn around atau putar haluan ketika persoalan pelik mulai timbul dan melibatkan banyak pihak atau reactive change (3) manajemen krisis ketika organisasi kehabisan darah dan energy, reputasi dan motivasi atau crisis change
• Teori Force dari Kurt Lewin; (1) perubahan terjadi karena adanya tekanan (driving forces) terhadap organisasi, kelompok atau individu. (2) driving force akan berhadapan dengan resistensi, oleh karenanya perubahan bisa dilakukan dengan penguatan driving force maupun pelemahan resistensi (3) langkah perubahan dilakukan melalui unfreezing atau penyadaran tentang perlunya perubahan, changing yaitu penguatan driving force atau pelemahan resistensi, Refreezing yaitu membawa organisasi ke keseimbangan baru.
• Teori Motivasi dari Beckhard and Harris; (1) ABC > D (2) A = ketidakpuasan keadaan sekarang, B= Persepsi Hari esok yang lebih baik C= Cara yang praktis D= Biaya untuk melakukan perubahan.
• Teori proses perubahan manajerial dari Beer et all; Perubahan manajerial dilakukan dengan cara (1) mobilisasi energy stakeholder untuk mendukung perubahan (2)kembangkan visi dan strategi untuk menghasilkan daya saing positif (3) bangun consensus terhadap visi baru, (4) revitalisasi visi dan perubahan ke seluruh departemen secara partisipatif, (5) konsolidasi perubahan melalui kebijakan, struktur, sistem (6)monitoring perubahan.
• Teori Organizational development; (1) perubahan hasil interaksi pendekatan Manusia-Proses dengan pendekatan Teknologi- Struktur Organisasi (2) pendekatan Manusia-Proses berorientasi pada pemenuhan kebutuhan manusia dan pendekatan Tekno berorientasi pada penyelesaian tugas (3) danpak pendekatan tekno-struktur lebih jelas daripada pendekatan manusia-proses.
• Teori perubahan Alfa, Beta dan Gamma dari Golembiewski, Billingsley and Yeager; (1) perubahan alfa yaitu perubahan kepercayaan yang terjadi antara suatu dimensi waktu yang stabil sebelum dan sesudah team building, (2) beta perubahan yang terjadi dalam menilai trust (3) gamma, perubahan yang terjadi karena suatu variable yang tidak diteliti.
• Teori Contingency dari Tannenbaum and Schmidt; (1) keberhasilan menerapkan manajemen perubahan sangat ditentukan oleh gaya pengambilan keputusan dan implementasi yang diadopsi dari manajemen (2) pemilihan gaya yang tepat perlu mempertimbangkan kesiapan ke dua belah pihak dari sisi mental, motivasi dan kompetensinya.
• Teori Kerjasama dari Williams, Woodward and Dobson: Perubahan tidak akan terjadi tanpa adanya kerjasama dari semua pihak. Manusia mau bekerjasama karena adanya motivasi: (1) reward and punishment (2) kesetiaan terhadap profesi dan organisasi (3) motivasi moral (4) motivasi menjalankan keahlian (5) motivasi karena kesesuaian dengan sikap hidup, (6) kepatuhan terhadap kekuasaan.
• Teori mengatasi resistensi terhadap perubahan dari Kotter and Schlesinger: (1) ada 6 strategi untuk mengatasi resistensi yakni komunikasi, partisipasi, fasilitasi, negosiasi, manipulasi dan paksaan (2) peilihan strategi tersebut dilakukan dengan mempertimbangkan tingkat resistensi yang dihadapi.
• Model accounting – turnaround dari Harlan D. Platt: Bila nilai perusahaan yang sebenarnya lebih kecil dari nilai likuidasinya maka perusahaan itu sebaiknya dilikuidasi saja.
• Tiga kunci perubahan adalah Melihat – Bergerak – Menuntaskan. Kendala dalam Melihat antara lain: (1) tidak ada cahaya sama sekali (terasing) (2) Terlalu banyak cahaya atau puas diri pada prestasi saat ini (3) peta/informasi yang salah (4) tunnel vision atau kacamata kuda.
• Cara untuk memabntu orang lain melihat: (1) Kontraskan perbedaan (2) konfrontasi atau pengulangan informasi (3) kombinasi kontras dan konfrontasi. Pendekatan kombinasi : (1) Tong sampah yakni kontras rendah dan konfrontasi rendah (2) Parade yakni kontras tinggi namun sekelebatan saja (3) sepatu tua, kontras rendah namun konfrontasi tinggi (4) terobosan, kontras dan konfrontasi tinggi. Orang yang sudah “seeing” perlu didorong agar tumbuh “believing” agar dia mau dan mampu melakukan perubahan.
• Kendala sehingga seseorang sulit diajak Bergerak; (1) Kuatir resiko (2) informasi yang tidak jelas missal info ttg focus, target, proses kerja dll (3) tidak ada dukungan dari change agents (4) blue print strategy yang memuat kejelasan tujuan, dukungan sumberdaya dan reward untuk insentif.
• Kegagalan menyelesaikan perubahan sering disebabkan keletihan dan kehilangan kepercayaan. Keletihan ini muncul karena: (1) perubahan terlalu tegang/serius (2) terlalu sering berubah (3) perjalanan panjang (4) kurang dukungan (5) rutinitas.
• Tugas pimpinan untuk mengubah old belief menjadi new belief tentang: (1) perubahan adalah sesuatu yang normal (2) resistensi merupakan sesuatu yang akan bisa dirubah secara perlahan-lahan agar diperoleh kesegaran (3) perubahan harus direncanakan, diantisipasi jauh hari serta dikendalikan dan tidak perlu menunggu masalah muncul (4) perubahan adalah menyangkut multi dimensi atau banyak variable yang mempengaruhi sehingga perlu pendekatan holistic (5) pimpinan berperan sebagai co-leaners yang bersama-sama bawahan mengeksplorasi berbagai solusi atas tantangan yang dihadapi (6) bawahan berperan sebagai mitra dalam perubahan.
• Mengelola organisasi yang sedang tumbuh akan berbeda treatmentnya dengan mengelola organisasi yang mulai sakit atau sakit kronis.
• Indikator sebuah organisasi/perusahaan dapat di-turn around: (1) dukungan yang kuat dari stakeholder (2) adanya bisnis inti yang mampu mendatnagkan cash flow (3) adanya team manajemen yang dolis (4) sumber baru untuk pembiayaan.
• Penurunan aura sebuah produk di pasaran biasanya disebabkan oleh: (1) quality control tidak memadai (2) delivery tidak tetap (3) teknologi sudah ketinggalan jaman (4) muncul produk pengganti (5) medan kompetisi baru missal desentralisasi mempengaruhi modus pemasaran.
• Upaya langsung terhadap manajemen produk dalam rangka turn around antara lain: (1) memperluas segmen pasar/konsumen baru atau “who” (2) menciptakan varian produk untuk konsumen lama atau “what” (3) mengembangkan cara-cara baru dalam pemasaran, delivery dll atau “how”. Upaya tidak langsung dalam rangka turn around; (1) mengubah budaya corporate (2) efisiensi (3) reorganisasi.
• Strategi atau blue print untuk turn around harus dituangkan secara utuh yang mencakup komponen : (1) pengakuan terhadap posisi sekarang/existing condition (2) visioning atau gambaran posisi strategis ke depan (3) destinasi atau sasaran yang jelas (4) ketersediaan sumberdaya untuk mencapai sasaran (5) penghargaan terhadap pelaku perubahan.
• Tipe CEO: Pimpinan yang reaktif, pimpinan yang kreatif dan pimpinan yang type slash and burns (tebas bakar atau melakukan perubahan radikal), holism manager (bekerja dengan semangan kerjasama), practical manager (yang lebih menekankan perbaikan pada aspek struktur, mekanisme kerja dan bukan SDMnya).
• Skill untuk CEO Trun around: (1) negosiasi (2) membaca keadaan perusahaan dari laporan yang ada (3) kemampuan mengelola kas (4) komunikasi untuk membangun image (5) memotivasi bawahan (6) mendengarkan bawahan dan customer.
• Agar pekerjaan dapat dituntaskan diperlukan adanya kejernihan (clarity) tentang apa yang harus dilakukan oleh masing-masing pihak dalam sebuah organisasi.
• 10 tips cara menulis/komunikasi yang jelas (clear writing) dari Robert Gunnring; (1) biasakan menulis dengan kalimat pendek (2) pilih kata yang sederhana dan mudah dimengerti (3) gunakan kata yang familiar atau biasa dipakai awam (4) hindari kalimat yang tdak perlu (5) berikan tindakan dalam kata kerja yang dipakai/kalimat aktif? (6) gunakan bahasa percakapan (7) gunakan istilah yang dapat dikhayalkan oleh pembaca (8) rangkaikan dengan pengalaman pembaca (9) gunakan beberapa variasi (10) tulis untuk berekspresi.
• Perubahan sangat terkait erat dengan kemampuan kecepatan merespon sesuatu. Unsur yang memperngaruhi kecepatan; (1) pentingnya akses informasi, pasar dll (2) kemampuan analisis/ berpikir cepat (3) pengambilan keputusan yang cepat (4) personality eksekutif (5) kecepatan bertindak (6) disiplin diri (7) sikap antisipatif terhadap perubahan (8)kerjasama tim (9) memanfaatkan teknologi .
• Tips pengambilan keputusan cepat; (1) yakinilah bahwa selalu ada resiko dalam hidup sehingga jangan takut ambil keputusan (2) biasakan hadapi masalah (3) bedakan orang yang mempunyai masalah dengan pencipta atau yang membesar-besarkan masalah (4) jangan membesar2kan masalah kita (5) cepat selesaikan masalah sebelum membesar (6) identifikasi masalah dengan cepat (7) terlibat dalam proses (8) berpikir positif (9) biasakan membuat rencana aksi
• Type personality eksekutif; (1) Tipe Headline/Segitiga- kepemimpinan kuat dan kendali emosi kuat (2) Tipe Ilustrasi/huruf E - kepemimpinan kuat dan bekerja dengan emosi tapi tdk emosional (3) Tipe Logo/huruf O kepemimpinan lemah dan emosi lepas sehingga kurang berani ambil keputusan (4) Tipe analis/segi empat – kepemimpinan lemah dan emosi sangat dikendalikan.
• Tip membangun disiplin diri; (1) mulai dari diri sendiri (2) berorientasi pada customer anda – jangan melihat competitor (3) jangan menunda pekerjaan (4) mulai dari hal-hal kecil; (5) mulai sekarang juga (John Maxwell)
• Tips bersikap antisipatif; (1) biasakan melihat ke depan (2) pelajari kebiasaan yang berlaku pada karyawan atau customer (3) latih memory untuk menangkap peluang (4) buat early warning untuk mendeteksi perubahan (5) biasakan bekerja dengan data.
• Tips membentuk winning team; (1) jangan ambisius membentuk superteam dengan anggota yang super (2) rekrut orang yang komit terhadap kesempurnaan, punya standar tinggo, memperhatikan detail dan action oriented (3) berikan standard an aturan yang jelas (4) harapkan yang terbaik (5) komunikasi terbuka (6) berikan perhatian pada team/bawahan (7) personalisasikan penghargaan (8) beri penghargaan pada team (9) banguan kerjasama antar unit/bidang/team (10) rayakan keberhasilan bersama (11) jangan pernah membubarkan the winning team.
• Suatu organisasi sering bersikap lamban karena: (1) SDMnya lambat (2) struktur organisasi yang kompleks (3) office politics/penyalah gunaan wewenang untuk kepentingan pribadi (4) peraturan internal yang membelenggu (5) tidak ada kapasitas dan kemauan belajar.
• Hal penting dalam melakukan perubahan: (1) jangan abaikan strategi (2) bertindak seperti tikus/mencari sasaran dan tdk putus asa (3) warnai perubahan dengan mimpi besar (4) tumbuhkan kesadaran bahwa mengawali itu sulit (5) berikan “value” bagi dunia (6) berorientasi bisnis/hindari asas kekeluargaan.
• Successful leaders see on three levels: level 1, Perception (Seeing what is now with the eyes of reality), level 2, Probability (Seeing what will be with the eyes of discernment), level 3, (Seeing what can be with the eyes of vision) by John C. Maxwell
• Tips memberikan value pada bawahan: (1) apresiasi (2) tumbuhkan harapan dan optimism (3) berikan pengetahuan dan cara-cara baru (4) keteladanan (5)inspirasi (6) ketenaran pemimpin akan memotivasi karyawan.
• Tips untuk mendorong agar berorientasi bisnis; (1) seluruh elemen harus konsisten dengan aturan (2) pemimpin harus kredibel (3) komunikasi bahwa we are in business (4) Pelatihan (5) kompetisi internal yang sehat (6) bersihkan organisasi dari orang yg tdk kredibel dan tdk berorientasi bisnis (7)insentif pada kelompok/unit yang berhasil (8) peer to peer learning termasuk dg narasumber dari luar (9) buka posisi untuk orang dari luar yang potensial.
• Budaya negative yang menghambat organisasi: (1) budaya ketakutan akan resiko perubahan (2) budaya menyangkal (3) budaya kepentingan pribadi (4) budaya mencela (5) budaya tidak percaya (6) budaya anomi/kehilangan jati diri (7) budaya mengedepankan kepentingan kelompok.
• Hubungan majikan – buruh pada jaman awal industry sudah bergeser ke hubungan pemegang saham –eksekutif – buruh. Hal ini membuat hubungan menjadi semakin formal, kaku serta hubungan social yang merenggang
• Budaya organisasi adalah norma perilaku, social, dan moral yang mendasari setiap tindakan dalam organisasi dan dibentuk oleh kepercayaan, sikap, dan prioritas anggotanya (Turner 1992) Budaya organisasi ini berupa visible artifacts (kasat mata) seperti cara orang berperilaku, berbicara, symbol logo, slogan, merek dll. Selain itu terdapat juga terdapat “nilai dasar” yang terdiri nilai pokok. Filosofi, sejarah, kepercayaan, dan proses berpikir dalam organisasi.
• Budaya organisasi harus dikelola agar terjadi harmonisasi antar elemen seperti; (1) sejarah korporat (2) nilai dasar dan keyakinan (3) symbol yang kasat mata (4) bahasa seperti slogan (5) ritual dan seremoni.
• Karakteristik budaya korporat: (1) dibentuk oleh keyakinan individu anggota korporat (2) mencerminkan aspirasi anggota (3) memiliki sosio dinamika (4) memiliki konsekuensi yang bisa postif atau negative (5) sulit dipahami karena seringkali tidak kasat mata (6) membentuk identitas, memperkuat image, positioning dan pencapaian tujuan(7) menuntut keseimbangan antara nilai-nilai. (8) budaya yang baik adalah budaya yang belajar/adaptif (9) budaya adalah pola hubungan antar posisi (10) budaya membentuk sinergi (11) budaya terdiri atas subkultur.
• Perubahan tidak akan efektif kalau hanya ditujukan pada nilai-nilai makro organisasi (whole culture). Perubahan juga harus ditujukan pada subkultur (Burke). Tantangan seorang transformer adalah menemukan nilai subkultur dan mencari cara terbaik untuk menggabungkan nilai subkultur menjadi sebuah harmoni (proses visioning). Perumusan nilai harus memperhatikan kondisi sbb: (1) dialogis (2) partisipatif (3) memberikan ruang terhadap buy-in process (4) harus kaya cerita (5) harus praktis dan mampu dijabarkan ke dalam elemen budaya (6) harus orisinil dan unik.
• Pertanyaan kunci untuk menggali nilai subkultur: (1) asal mula nilai subkultur (2) jatidiri kelompok (3) symbol kelompok (4) kisah selama bekerja (5) ritual yang mewarnai kelompok (6) bahasa yang digunakan (7) disiplin (8) cara kerja (9) pandangan terhadap kelompok lain (10) pandangan dua tahun ke depan (11) pandangan lema tahun/sepuluh tahun ke depan (12) kontribusi budaya subkultur.
• Hal-hal yang perlu dilakukan agar perubahan kultur berjalan: (1) komitmen seluruh pimpinan (2) sosialisasi ke staf (3) penanaman nilai ke seluruh staf secara intens dan periodic (4) pelaksanaan visible artifacts (5) komunikasi intensif ke dalam dan ke luar (6) seremoni pengukuhan (7) dukungan bawahan dan (8) Leadership yang kuat
• Tiga pilar pembentuk disiplin: (1) Discipline People/orang yang diseleksi dan ditempatkan dengan baik (2) Discipline Action/strategi yang diimplementasikan dg baik (3) Discipline Thought/mengikat kerja dengan budaya disiplin
• Pembentukan budaya korporat: (1) rekrut orang terbaik (2) berikan orientasi utk pengertian yang terbaik (3) jalankan ritual yang benar missal pembekalan/santiaji (4)letakkan pada kursi yang tepat (5) keluarkan yang dibawah standar (6) kepemimpinan level5/ Lincoln type leader (gigih, patnatng menyerah, professional, rendah hati).
• Type organisasi; (1) Organisasi Hirarkhis (Disiplin tinggi, kewirausahaan rendah). (2) Organisasi Birokrasi (Disiplin Rendah, kewirausahaan rendah) (3) Organisasi Pemula (Disiplin Rendah, kewirausahaan tinggi) (4) Organisasi Besar/Great (Disiplin Tinggi, kewirausahaan Tinggi).
• Budaya organisasi (1) Budaya Apolo/ dikontrol kuat hirarki, sangat formal dan tersentralisasi (2) Budaya Zeus/ sentralistik namun informal missal perusahaan keluarga yang dikendalikan founding fathers (3) Budaya Athena/ formal tapi desentralisasi (4) Budaya Dionysius/ informal dan desentralisasi.
• Hal yang perlu diperhatikan dalam perubahan: (1) Tujuan (2) Organizer (3) Peralatan (4) Informasi (5) Penghibur (6) Suasana (7) Tata Tertib (8) Artistik.
• The seven essentials of encouraging; (1) standar yang jelas (2) standar yang sempurna (3) Perhatian (4) Personalisasi Penghargaan/Pengakuan (5) Rayakan keberhasilan bersama (6) Berikan Cerita (7) Berikan contoh.
• Menyiapkan perubahan: (1) Gunakan bahasa tubuh yang bersahabat (2) gunakan symbol perubahan (3) gunakan pihak ketiga yang mereka sukai dan hormati (4) berikan pelatihan lintas sektoral (5) penugasan ke luar (6) temukan kehebatan bawahan (7) ganti bagian-bagian tertentu yang kusam dll untuk perubahan atmosfir (8) tumbuhkan kepercayaan (9) berikan ownership (10) tunjukkan bahwa perubahan menguntungkan semua pihak (11) lakukan pertemuan rutin yang menyenangkan.
• Alasan manusia enggan berubah: (1) perubahan berasal dari orang lain (2) gangguan terhadap rutinitas (3) perubahan menimbulkan ketakutan terhadap sesuatu yang baru (4) tujuan perubahan tidak jelas (5) rasa takut kegagalan (6) pengorbanan yang diberikan terlalu besar (7) rasa puas diri dengan kondisi saat ini (8) pikiran negative (9) tidak respek terhadap pimpinan (10) kecemasan seorang atasan akan dampak/kegagalan perubahan(11) takut kehilangan sesuatu (12) perubahan menuntut tambahan komitmen (13) pikiran sempit (14) terperangkap tradisi
• Realitas idealnya harus sesuai dengan harapan agar tidak menimbulkan kekecewaan. Kegagalan bisa dianalisis dari (1) Locus of control atau kesalahan berasal dari internal atau eksternal (2) Durasi, kesalahan hanya temporer atau sering (3) kendali, kesalahan di luar kendali atau di luiar kendali/
• Melakukan perubahan sebaiknya dimulai dengan removing inhibition atau membuang segala hambatan dan baru kemudian dilakukan creating facilitation.
• Hal yang perlu dilakukan seorang pemimpin; (1) memelihara Harapan (2) mencegah keputusasaan (3) keletihan (4) hilang arah (5) menciptakan harapan baru (6) membangun optimism
• Simbol-simbol perubahan (1) ubah logo (2) ubah identitas fisik non logo (3) perbaiki layanan (4) peremajaan produk/merek (5) perbaiki kebersihan dan ketertiban (6) meningkatkan penampilan/ availability.
• Mitos salah ttg perubahan; (1) perubahan ditandai dengan kehidupan yang lebih baik (2) perubahan hanya dapat dilakukan oleh orang muda (3) perubahan dilakukan kalau ada masalah serius (4) saya diangkat untuk meneruskan apa yang dirintis oleh pendahulu (5) perubahan berarti PHK