Mengelola Perubahan melalui Pelatihan dan
Pengembangan
Penulis Jim Stewart
PT Gramedia Pustaka Utama,
Jakarta 1997
279 halaman
Buku ini merupakan terjemahan dari buku Managing Change through
Training and Development karya Jim Steward yang dipublikasikan tahun 1991. Buku ini memadukan perspektif perubahan pada tiga level:
- Organisasi – struktur, strategi,
budaya
- Kelompok/Tim – dinamika,
kolaborasi, proses kerja
- Individu – keterampilan, sikap,
perilaku, motivasi
Training and
development (T&D) diposisikan sebagai intervensi kunci untuk memfasilitasi
perubahan di ketiga level tersebut.
Bab 1 — Seputar
Buku Ini, mengupas tentang Tujuan penerbitan, struktur dan isi buku dan
beberapa pengertian istilah yang digunakan dalam buku ini seperti manajemen,
organisasi kerja, pelatihan & pengembangan .
Bab 2 – Sifat Dasar
Perubahan, buku Understanding Change,
mengupas tentang perubahan yang dialami spesies, individu dan
organisasi. Spesies perlu beradaptasi dan berubah terhadap perubahan di
sekitarnya bila mereka ingin bertahan hidup. Manusia sebagai individu juga
harus berubah dan beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya.
Proses adaptasi pada diri manusia menjadi
efektif karena didukung kemampuan intelektualnya untuk belajar. Seperti manusia, organisasi juga perlu
berubah dan beradaptasi agar tetap eksis. Perubahan dalam organisasi bisa dipicu
faktor internal (strategi, struktur, SDM) dan eksternal (teknologi, pasar,
regulasi) atau biasa disebut dengan STEP (Struktur, Teknologi, Ekonomi dan
Politik).
Bab 3 – Perubahan Organisasi (Organizational Development/OD) yang
Terencana, Perubahan adalah proses, bukan peristiwa. Perubahan juga bisa berupa
perubahan terencana (planned) maupun perubahan reaktif (unplanned).
Salah satu model perubahan organisasi dirumuskan oleh Hinings yang menyebutkan
5 tahapan perubahan organisasi: Diagnosis terkait problema dan kebutuhan
perubahan organisasi, Identifikasi Hambatan terhadap perubahan yang
direncanakan, Alokasi Tanggungjawab, Pengembangan & Pelaksanaan Strategi
dan Monitoring.
Dalam menyikapi perubahan ini, seorang pemimpin dituntut untuk mampu menciptakan
kondisi belajar, tidak hanya memerintah. Semakin tinggi partisipasi anggota
organisasi dalam mendesain dan implementasi perubahan, ada kecenderungan
tingkat keberhasilannya semakin tinggi.
Bab 4 – Pengembangan Organisasi, dalam bab ini penulis memperkenalkan
pendekatan OD sebagai strategi sistematis, proses jangka panjang untuk mendukung
perubahan yang efektif dengan menggunakan ilmu perilaku/ilmu sosial. Beberapa
contoh penerapan OD yang banyak dikembangkan selama ini antara lain berupa
Pengembangan Tim, Desain Tugas Pekerjaan, Desain Organisasi, Pengembangan Gaya
Manajemen & Kepemimpinan, Demokrasi Industri.
Beberapa Model OD antara lain Model “Kesempurnaan” (ideal) yang
menggunakan análisis 7S dari Peter & Waterman (Structure,Strategy,
Skills, System, Staff, Style and Share Values). Model kedua Adalah Model
“Gunung Es” dari Herman yang mengungkapkan bahwa fenomena yang terlihat dalam
sebuah organisasi biasanya berupa hubungan-hubungan formal. Namun sejatinya
semuanya dipengaruhi oleh hubungan
informal dalam organisasi yang pengaruhnya sangat besar bagi
kelangsungan hidup organisasi. Model ketiga adalah “Organisasi yang belajar”
yang berusaha menghubungkan proses belajar individul dengan proses belajar
organisasi termasuk menyatukan área formal dan informal. Model Gap Analisis,
yang menganalisis strategi perubahan yang diperlukan untuk merubah kondisi saat
ini ke situasi ideal yang diharapkan.
Bab 5 – Tiga Metodologi OD yang Utama, antara lain Jaringan Manajerial
yang lebih mendorong perubahan organisasi melalui penguatan level managerial.
Proses perubahan disesuaikan dengan gaya manajerial di kelompoknya. Metode lain
adalah Metode Tanggapan Survai untuk menggali kelemahan kelompok/organisasi dan
mengidentifikasi solusi secara bersama. Metode Ketiga adalah Konsultasi Proses
yakni satu set aktivitas oleh konsultan yang membantu klien untuk menerima,
mengerti dan bertindak atas dasar
kejadian-kejadian proses yang terjadi di lingkungan klien.
Bab 6 – Teori Kelompok dan Tim, sebuah kelompok efektif untuk OD
mempunyai ciri: kejelasan tujuan bagi anggota kelompok, komunikasi efektif,
kepemimpinan, penggunaan pengaruh dalam kelompok disesuaikan basis rasional,
konflik yang produktif, pengambilan keputusan bersama, hubungan antar individu
dan monitoing & evaluasi bersama. Bab ini mengulas teori pengembangan kelompok
(Tuckman: Forming–Storming–Norming–Performing). Perubahan pada
organisasi selalu berdampak pada dinamika kelompok. Berkaitan dengan hal
tersebut pelatihan dapat membantu kelompok beradaptasi terhadap peran baru,
struktur baru, atau sasaran baru. Teori lain yang dibahas adalah Teori Kelompok
Alternatif yang menekankan bahwa kelompok akan menjadi efektif bila dapat
memuaskan kebutuhan anggotanya. Sedangkan Teori Tim yang Efektif menekankan bahwa kelompok yang efektif perlu
memiliki fungsi tertentu, yang dibagi namun saling mengisi dan pembagian fungsi
disesuakan dengan kemampuan serta kepribadiannya.
Bab 7 – Memfasilitasi Kelompok-kelompok Belajar, Bab ini fokus pada
peran fasilitator dalam proses perubahan.
Fasilitator membantu tim: menciptakan dan mempertahankan iklim yang
tepat untuk proses belajar, memberikan dan menerima tanggapan, memfasilitasi
pemecahan konflik, menyelaraskan persepsi, dan memfasilitasi pengambilan
keputusan secara kolektif. Dalam fasilitasi proses, seorang fasilitator
dituntut untuk memilih momentum yang tepat saat akan melakukan intervensi
kepada kelompok.
Bab 8 – Pengembangan Tim, merupakan istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan
sejumlah cara pendekatan untuk meningkatkan fungsi kelompok kerja utuh. Peran
tim kerja dalam suatu organisasi ada
kecenderungan semakin meningkat di masa depan. Untuk memulainya, model diagnostic
bisa digunakan. Model diagnostic ini
akan mengidentifikasi “kondisi” (siapa yang sedang dikembangkan) dan “tujuan”
(mengapa kelompok ini ada). Model lain yang bisa digunakan Adalah model “Klasifikasi”
yang focus pada variable isu yang perlu dibahas dalam pengembangan tim dan variable
dari focus data (eksternal dan internal). Prinsip umum dari kedua model
tersebut adalah: perlu pemilahan kebutuhan pengembangan individu versus tim, perlu
ada kejelasan tujuan tim dan jalur pengembangan alami. Dalam pengembangan tim
ini beberapa tahapan yang diperlukan antara lain: eksplorasi kebutuhan
individu, eksplorasi fungsi kelompok, dan eksplorasi disfungsi tim.
Bab 9 – Teori Belajar dan Perubahan Sikap. Bab ini menguraikan hubungan
antara pengetahuan, sikap, dan perilaku. Perubahan organisasi sering gagal
karena faktor sikap, bukan skill sehingga perubahan sikap/mindset memegang
peranan yang penting. Diperlukan strategi agar pelatihan dapat: Mengubah
mindsets, Meningkatkan kepercayaan diri dan Menanamkan nilai dan perilaku baru.
Dalam bab ini dikupas Teori Sistem Beta atau Action Learning dari Reg Revans yang
mencakup tahapan proses belajar mulai dari formulasi hipotesa, desain
eksperimen, eksperimentasi & mengamati & análisis hasil,
menerima/menolak dan menyusun kembali hipotesa. Teori lain yang dikupas adalah proses belajar
eksperensial atau proses pemecahan masalah dari David Kolb. Konsep yang
dikembangkan oleh Kolb ini mencakup Siklus Pendidikan Orang Dewasa
(pengalaman-refleksi-perumusan konsep-eksperimen). Terdapat beberapa poin
penting untuk aplikasi teori dalam praktek pembelajaran: (1) belajar merupakan
proses yang berkesinambungan, (2) proses belajar diarahkan oleh kebutuhan atau
tujuan, (3) proses belajar membutuhkan keterlibatan dalam aktivitas berbeda tapi
saling berhubungan, (4) individu mempunyai gaya belajar yang berbeda-beda, (5) belajar
adalah kemampuan yang dapat dikembangkan dan ditingkatkan. Prinsip inti
andragogy adalah: Orang dewasa belajar bila relevan, Belajar berbasis
pengalaman, dan Self-directed learning. Perubahan organisasi memerlukan
perubahan perilaku individu sehingga
training adalah mekanisme utamanya
Berkaitan dengan sikap, terdapat beberapa cara untuk merubah sikap yakni:
(1) paksaan/coercive atau reward and punishment, (2) empiris,
membujuk melalui logika dan mengundang minat sendiri secara rasional, (3)
normatif/re-edukasi, yang merupakan kombinasi reward – punishment, bujukan yang
logis dan penerapan psikologi social seperti tekanan dari teman sebaya/kebiasaan
masyarakat. Pendekatan perubahan sikap ini juga bisa dilakukan dengan
menggunakan teori dari Kurt Lewin (Unfreeze – Change – Refreeze).
Bab 10 – Pendekatan untuk Perubahan dan Pengembangan Individu. Pengelolaan perubahan
yang efektif memerlukan partisipasi dari mereka yang terpengaruh. Oleh
karenanya pengembangan diri anggota organisasi agar siap menerima perubahan menjadi
kebutuhan penting. Pengembangan diri merupakan sebuah upaya peningkatan
pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan seseorang melalui usaha yang diarahkan
oleh dirinya sendiri (self learning). Beberapa metode pengembangan diri antara
lain: observasi dengan mengamati perilaku orang lain/ahli, refleksi, bacaan
penuntun, kunjungan, magang, mencari umpan balik, mencari tantangan, paket
belajar autodidak.
Untuk mengembangkan budaya pengembangan diri, sebuah organisasi perlu memiliki:
(1) komitmen pimpinan manajemen yang ditunjukkan secara nyata, (2) adanya
sumber nyata yang dialokasikan untuk pengembangan diri, (3) menyediakan
training untuk mendukung pengembangan
diri seperti pelatihan pengembangan diri, pelatihan cara belajar dll, (4)
pengembangan sistem manajemen yang holistik dll. Beberapa métode yang bisa
digunakan dalam pengembangan diri antara lain: (1) proses belajar menggunakan
kasus nyata-action learning, (2) self and peer assessment/SAPA
untuk menilai kemampuan diri, (3) Structured Group learning/SGL sebagai métode
belajar secara berkelompok.
Bab 11—Peran dan Kontribusi Pelatihan dan Pengembangan. Bab ini menjelaskan bagaimana Training &
Development (T&D) mendukung perubahan. Fungsi utama T&D: Meningkatkan
kompetensi, Menangani resistensi, Membentuk perilaku baru dan Menyelaraskan
nilai & budaya. Stewart menekankan pendekatan terpadu perubahan
hanya berhasil jika organisasi, tim, dan individu berubah secara selaras. Training
& Development bukan aktivitas pendukung, tetapi strategic driver of
change. Pelatihan yang
efektif mempercepat proses adaptasi, menurunkan resistensi, dan membangun
budaya belajar.
Komentar:
Secara umum buku ini akan memandu kita untuk mengenal Organizational
Development. Menurut saya,
buku ini agak teoritis sehingga pembaca yang ingin dapat panduan praktis
melakukan OD dijamin akan kecewa. Gaya bahasanya juga agak sulit saya cerna,
saya tidak tahu persis apakah kesulitan ini terkait dengan kualitas penerjemahan-nya
ataukah memang asli dari “sono-nya”.
